【创新启示录】矩阵工作法:用一张表格让团队决策快速高效

文学出版 硅谷新发现 第143期 2018-09-25 创建 播放:494

介绍: 你好,我是李攀,欢迎来到硅谷新发现。今天是我们的创新启示录时间,每期一个案例,为你介绍最顶级科技公司的创新方法论。

今天,我们要和各位听众朋友分享的,是一家来自美国创业公司,所提出的用来快速决策的 “矩阵工作法”。这家公司叫 Flatiron Health,主要产品是一个医疗平台,用来促进癌症诊治领域的信息交流和共享。

然后...

介绍: 你好,我是李攀,欢迎来到硅谷新发现。今天是我们的创新启示录时间,每期一个案例,为你介绍最顶级科技公司的创新方法论。

今天,我们要和各位听众朋友分享的,是一家来自美国创业公司,所提出的用来快速决策的 “矩阵工作法”。这家公司叫 Flatiron Health,主要产品是一个医疗平台,用来促进癌症诊治领域的信息交流和共享。

然后呢,它在去年拿到1.75亿美元的融资,估值已经达到12亿美元,是名副其实的独角兽,和医疗科技领域炙手可热的明星。

但是Flatiron Health在迅速发展的过程中,也陷入过绝大多数创业公司都会遇到的困境:那就是,怎么把之前团队很小时,那种统一又快速的决策和实施过程,在公司规模扩大以后继续保持?

我们举个例子,这家公司的CTO,也就是首席技术官,名叫Gil。Gil说,我们以前只有5个员工,那我自己,就能很快决定和处理各种技术问题。可是后来我们增加到100多名员工,光技术这块就有好几个项目组。

我来负责宏观层面的技术决策,就没有精力管细节的事情了。但是我发现,人多了之后,各个小组负责人,做决定越来越拖延,各种事儿的推进也变迟缓了,全堆到CTO的面前。

那创业公司节奏变得很慢,是件非常危险的事情。

然后Gil赶紧和底下的员工各个详谈。他发现,大家不愿意迅速做决策,是因为相互之间沟通不够,首先员工都只忙自己手上的事情,不了解别人;然后因为不了解,就更害怕做决策时,承担未知的风险。

无独有偶,谷歌曾经也做过类似的研究,发现团队成员有充足的沟通,然后有“心理安全感”时,就会不怕事儿,效率也会特别高。而迅速发展的公司,其员工往往更容易因为压力,特别缺少“心理安全感”。

那么,发现病因,我们就得对症下药。Flatiron Health公司咨询了专业机构,设计出一套“矩阵工作方法论”,并且实际应用后,发现效果非常好——各个团队之间、以及团队内部的不协作、拖延症,都大大减少,整个公司恢复了快速高效的发展势头。

最近这名CTO做了一次演讲,公开了这套“矩阵”工作法,认为很多公司和团队都能学以致用。那我们今天,就来详细拆解一下这套方法,看看它怎么用。

首先,什么叫“矩阵”工作法呢?表面看来很简单,因为用一张表格就能概括。

我们把一个等待解决的问题作为表格的题目。先在表格的第一行写上这个问题的可能的解决方法,假如有两个,我们称为A和B。然后在第二行,我们分别写下A和B方法的好处,紧接着在第三行写下这俩方法的缺点和成本。最后一行,我们要写出:如果这些缺点表现出来了,有哪些可行的缓解方法。这,就是“矩阵”工作法的基本模式。

那大家可能想:这么简单?它真的有效果吗?而且这个表格所体现的思维方式,我们也会有意无意地使用啊。

本来Gil和它的公司,也是半信半疑的。可是,在真正实施以后,他发现:奇迹发生了!这套方法效果非常的显著。

为什么能收到,非常好的效果呢?最基础的原因是:矩阵工作方法是可视化的。

Flatiron Health公司鼓励员工们,一旦要做出某项决定,就在共享文档中建立一个矩阵表格,然后让所有和这件事相关的员工们,都进去填写表格的每一项内容。这样带来的好处就是:鼓励、甚至要求所有相关员工写下来自己的想法。

我们可能有体会:如果开会讨论某件事,大家一时半会组织不好语言或逻辑顺序;又或者,就是不喜欢公开场合讲话,那就会把意见埋藏在心里。而这种用文字在共享文档中表达出来的形式,经过Flatiron公司的实践,发现比开会更充分地收集到了大家的建议。并且让每个人觉得:自己的想法受到了考虑和尊重,提升了员工对公司的信赖感。

接下来,我们如何使用这套矩阵工作方法,能让它发挥出最棒的效果呢?

第一点,针对某件事发起讨论,肯定要有一个负责人,一般就是团队主管担任。在使用“矩阵”方法时,这个负责人要把自己定位成一个引导者,去促进大家的充分讨论;而不要把自己的判断和结论放在首要位置。如果负责人对要讨论的事情已经在心底暗暗做了决定,那这个“矩阵”工作法就流于形式,发挥不了真正的作用了。

别忘记,咱们使用这套方法,是为了提高员工的“心理安全感”,打消他们的顾虑和封闭的,所以负责人如果做到鼓励每个人平等而开放地交流,那才会对团队和公司氛围,会起到明显的改善效果。

第二点,咱们来看看表格的具体内容。前面说了,就是针对某个事情的可能解决方案,每个人填写“好处”、缺点成本和缓解方法。这里面好处很容易理解,缺点成本也都想得到,要指出的是,“矩阵”中的缺点这一行,还要求参与人写出潜在的风险。

风险也是缺点和成本的一部分,而且对尚未成熟的企业来说是无处不在,和不断变化的。一个人可能难以考虑全面,那集合大家的力量就更容易看清后果。

最后一项是缓解方法,这个咱们得进一步解释一下。这一项非常需要矩阵负责人,引导着大家一起去设想:假如,我在实际工作中实践了方法A,那它短期来看、长期来看,可能有哪些不足,和负面后果呢?一旦这些不足之处,或者负面后果很明显,又有哪些缓解方法来进行弥补呢?

“缓解方法”是这个表格中很重要的一项。因为每个参与者在设想这一项的时候,都需要把自己所在团队、公司其它的相关部门、甚至整个公司,都考虑在内。不然你怎么判断一件事的短期和长期效果呢?

这就帮助我们有意识地思考,和同事之间、和团队之间的互动,以及相互影响;也鼓励了大家从更整体的角度看待事情,对个人能力的提升很有帮助。

那么现在,大家对矩阵工作方法,应该有了比较充足的了解,但可能还是觉得抽象。那咱们举一个具体的例子来演示一遍吧。

这个例子其实就是Flatiron Health公司实际遇到的。从4个人的小团队,到现在450人估值12亿美元的公司,必然出现的一个问题是:人多了,就很难继续保持扁平化的结构。不可能上面一个CEO,下面所有人都同一级别是吧?

那么这家公司的销售团队,就有了业务员、经理、高级经理和总监等不同级别的职位名称,以方便管理;但同时,技术团队却非常扁平,每个人的称号都是工程师。这就引发了一些技术人员的不满。这件事很重要,关系到公司的结构。于是公司CTO,我们前面提到的Gil,建立了一个共享文档,要求和这个话题有关的人,包括所有技术小组的主管,和公司HR,来填写一个矩阵。

矩阵表格的问题是:我们要在技术团队这边,继续保持扁平的统一称呼吗?答案有两个:第一,继续保持;第二,引入不同级别的头衔,比如工程师、高级工程师、技术总监等等。

然后Gil就鼓励大家填写两个答案的优点缺点,以及缓解方法。在此过程中引导着大家讨论和思考,一旦采取两个答案,可能在各方面造成的影响;以及我们对不好的影响,有什么应对措施。

很快大家就把表格填写的很充分了,经过交流和比较,技术团队决定引入分级头衔,因为它带来的好处比另一个选择更多,包括:有能力的人会更受到激励;和公司其它部门保持了一致,而不是带来混乱;员工在写简历的时候更加明了;公司HR 更容易根据空缺职位的级别,来筛选应聘者简历。大家看,这个好处的总结,很明显不同位置的人有不同的思考角度。

而不足之处主要体现在潜在风险上,比如高级别的人可能借势压人;可能引发办公室政治;上级可能以权谋私等等。这些问题,同时也是各种组织里经常发生的。

但这些风险,可以通过缓解方法,被控制在一个可接受的范围。大家的建议有:首先,引入一条准则,就是绝对不把头衔和结果直接挂钩;其次,公开教育员工——不同级别的收入范围是有重合的,这样他们的压力会小很多;最后,写邮件时不署名头衔,只写工程师这个职位名。

Flatiron Health公司对这个人人参与得到的结果很满意。并且这个决策很快得以通过,然后很顺利就在公司内实施了。现在,“矩阵”工作法甚至已经成为这家公司文化的一部分,总结成一句话就是:无论企业发展到多大规模,一张小小的表格总能起到效果。

听众朋友们,想必也对如何使用“矩阵”工作方法,有了完整的理解。下一步,大家可以在工作中先拿比较小的问题展开实践;如果效果好的话,还可以把它延伸到生活和家庭之中哦,因为这套方法,本质上就是为解决熟人之间的分歧,而专门设计的。

比如在讨论两个旅行方案时,我们把这两个方案放在第一行,第二行,我们分别写下A和B方法的好处,紧接着在第三行写下这俩方法的缺点和成本。最后一行,我们要写出:如果这些缺点表现出来了,有哪些可行的缓解方法。然后就可以和家人和朋友友好的讨论了。

最后,总结一下,今天我们这期节目讲了一家来自美国创业公司的矩阵工作法,把各种方案的利弊都列出来,把决策视觉化,方便大家快速做决策,我们还可以把它延伸到生活和家庭之中。

好了,本期节目就到这里,我们下期见!

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